Belge Almak mı, Sistem Kurmak mı?

Kalite yönetim sistemleriyle ilgili en yaygın yanlış algılardan biri, başarının alınan sertifikalarla ölçülmesidir.

Birçok işletme için süreç, belgelendirme denetimine hazırlanmakla başlar ve sertifikanın alınmasıyla tamamlanır.

Oysa asıl soru şudur:

Belge almak gerçekten hedef midir?

Elbette yönetim sistemi belgeleri önemlidir.

Müşterilere güven verir.

Kuruluşun belirli standart gerekliliklerini karşıladığını gösterir.

Yeni pazarlara erişim sağlar.

Ancak hiçbir belge, tek başına kaliteli ürün üretmez.

Hiçbir sertifika, süreçleri kendiliğinden iyileştirmez.

Hiçbir denetim, çalışanların kalite kültürünü oluşturmaz.

Bunları sağlayan şey, işletmede kurulan ve yaşatılan yönetim sistemidir.

Kalite yönetim sistemi; denetimden önce hatırlanan prosedürlerden, son gün tamamlanan kayıtlardan veya yalnızca belgeyi korumaya yönelik faaliyetlerden ibaret değildir.

Gerçek bir yönetim sistemi, işletmenin günlük işleyişinin ayrılmaz bir parçasıdır.

Kararlar alınırken kullanılır.

Riskler değerlendirilirken rehber olur.

Süreç performansı izlenirken yol gösterir.

İyileştirme faaliyetlerine yön verir.

Başarılı işletmeler, yönetim sistemlerini denetçiler için değil, kendileri için kurarlar.

Çünkü bilirler ki iyi yönetilen bir sistemin doğal sonucu; daha kararlı süreçler, daha az hata, daha yüksek müşteri memnuniyeti ve daha sürdürülebilir bir performanstır.

Bu nedenle belgelendirme denetimleri, sistemin amacı değil; sistemin etkinliğinin bağımsız olarak değerlendirilmesi için önemli bir fırsattır.

Denetimde başarılı olmak elbette değerlidir.

Ancak asıl başarı, denetimden sonraki ilk iş gününde de aynı disiplinle çalışmaya devam edebilmektir.

Çünkü yönetim sistemleri, yalnızca denetim dönemlerinde yaşayan yapılar değildir.

Her gün kullanılan, sürekli gözden geçirilen ve gelişen dinamik sistemlerdir.

Belgeyi duvara asabilirsiniz.

Ancak sistemi yalnızca çalışanlar yaşatabilir.

Yönetimin desteği olmayan...

Çalışanların benimsemediği...

Süreçlerle bütünleşmeyen...

Sadece denetim öncesinde hatırlanan bir kalite yönetim sistemi, işletmeye beklenen değeri sağlayamaz.

Sonuç olarak belgeler önemlidir.

Ancak belgeler, iyi yönetilen bir sistemin sonucudur; nedeni değildir.

Kalıcı başarı, alınan sertifikalarda değil; işletmenin her gün aynı disiplinle çalışmasını sağlayan yönetim anlayışında saklıdır.

Çünkü kalite yolculuğunda asıl hedef, bir belgeye sahip olmak değil; belgeye ihtiyaç duyulmayacak kadar güçlü bir sistem kurabilmektir.

Adem AKIN

Türkiye Kalite Merkezi Kurucu Üyesi